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Assistant.e administratif.ve

Sommaire

Êtes-vous passionné par le secteur aéronautique ? Souhaitez-vous rejoindre une entreprise de dégivrage en pleine croissance rapide ? Si la réponse est oui, alors ce poste est pour vous ! Aeromag est une entreprise privée spécialisée dans le dégivrage d’avions, la gestion de centres de dégivrage ainsi que la récupération et le recyclage des liquides de dégivrage. Implantée dans de nombreux aéroports au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni, Aeromag est reconnue pour ses innovations environnementales.

Principales responsabilités

Administration de la réception

Accueillir chaleureusement les visiteurs et les diriger vers le bon département ;
Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ;
Gestion de la distribution du courrier interne, externe et des messagers ;
Assurer le bon fonctionnement des appareils communs (Photocopieur, machine à café, réfrigérateur, machine à eau, lave-vaisselle, etc.) et faire les appels de service externes si nécessaire ;
Assurer la mise à jour des différentes listes téléphonique/liste de contact;

Administration

Gestion de l’agenda du VPE Opérations et développement ;
Préparer et soumettre le rapport de dépenses dans D-365 du VPE Opérations et développement ;
Gestion de la papeterie ;
Céduler les anniversaires du mois pour le siège social sur Teams ;
Effectuer la validation de comptes de dépenses selon la politique de la compagnie ;
Aider à la coordination d’événements internes tels que ; commande de repas, organisation des salles de réunion, etc. ;
Participer à la coordination d’évènements corporatifs lorsque requis (réunion générale, activités pour les employés, fêtes ou autres) ;
Soutien aux réunions d’équipe par la prise de notes (Bi-weekly US meeting – Monthly meeting ou autre) ;
Soutien au secteur développement commercial et des affaires (demande pour RFP, etc)
Gestion de l’archivage ;
Toutes autres fonctions générales de bureau et administratives requises par la Direction.

Finances

Soutien à l’équipe Finances ;
Numériser et déposer des factures sur SharePoint ;
Mettre à jour le fichier Excel pour les factures Bell ;
Classement des factures payées pour toutes les stations (aux 2 sem.) ;
Préparer les envois de chèques et attacher back up au chèque (aux 2 sem) ;
Numériser les chèques reçus par la poste et remettre à qui de droit ;
Scanner les factures reçues par les fournisseurs sur le SharePoint ;
Assister les payables pour les impressions faites à distance ;
Envoie des états de comptes de cartes de crédit aux utilisateurs mensuellement.

Compétences requises

Orientation vers la clientèle ;
Souci de la qualité ;
Travail d’équipe ;
Autonomie ;
Gestion des priorités ;
Adaptation au changement.

Profil recherché

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat/ en administration générale ;
2-5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
Bilinguisme, maitrise du français et anglais (parlé et écrit) ;
Connaissance de la suite Office.

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Permettez à votre carrière d'atteindre de nouveaux sommets grâce à un environnement de travail dynamique et stimulant.

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